Slimform
Opgeleverd op 1 December 2009 voor Universiteit Utrecht
De Universiteit Utrecht is een grote organisatie. Met een aantal medewerkers dat tussen 7.000 en 8.000 ligt en zeven faculteiten met ieder een eigen afdeling Personeel & Organisatie, is het belangrijk om zorg te dragen voor een goede automatisering. INFI heeft de faculteit Geesteswetenschappen geholpen met het proces van verwerking van mutaties op deze personeelsinformatie. We hebben advies gegeven én een oplossing gebouwd.
De faculteit kwam naar INFI met het verzoek om te adviseren bij een probleem. Op dat moment werd voor het verwerken van bijvoorbeeld adresmutaties gebruik gemaakt van Word-formulieren. Deze formulieren werden verstuurd per interne post en e-mail. De formulieren moeten vaak langs verschillende afdelingen, voordat ze kunnen worden doorgevoerd. Er bestonden een aantal problemen;
- Vaak was niet alle vereiste informatie ingevuld. De medewerkers die in de eerste instantie het formulier moesten invullen, hadden namelijk geen toegang tot de centrale database met personeelsinformatie om bijvoorbeeld een personeelsnummer op te zoeken.
- Omdat de workflow (de route van een formulier langs de verschillende afdelingen) niet werd afgedwongen, raakten formulieren soms zoek.
We hebben eerst tijdens een paar concrete vergaderingen met de spelers in het proces om tafel gezeten; leidinggevenden, medewerkers van P&O en de salarisadministratie. We hebben toen een aantal open vragen gesteld over het proces om er achter te komen waar precies de problemen lagen. De volgende stap was het maken van een functioneel ontwerp; eerst een paar schetsen (wireframes) van een webapplicatie en later een prototype.
Het prototype hebben we doorgenomen samen met de beoogde eindgebruikers. De reactie's op het prototype waren enthousiast en er kwamen nog een paar wensen voor uitbreidingen en verbeteringen boven tafel. Daarop hebben we het prototype uitgewerkt tot een functionerend product. Inmiddels wordt de applicatie gebruikt door de faculteit.
Vragen over dit project:
 |
Wietse Venema
|
